Qué es un software ERP

Programas ERP

Seguro que, si posees una empresa o formas parte del departamento de gestión de una, has escuchado alguna vez de los programas ERP. Sin embargo, ¿sabes exactamente qué son? En este artículo queremos explicártelo en detalle para que comprendas mejor la gran utilidad que posee. Vamos a verlo.

¿Qué es exactamente un ‘software’ ERP?

Las siglas ERP hacen alusión al acrónimo en inglés de ‘Enterprise Resource Planning’, expresión que puede traducirse como ‘Planificación de Recursos Empresariales’, lo que empieza a dar una pista acerca de qué es un ‘software’ de este tipo. En concreto, aúnan un conjunto más o menos amplio de herramientas y sistemas de información cuyo propósito es la integración de una gran variedad de operaciones habituales dentro de cualquier empresa. Sin embargo, son especialmente útiles en todas aquellas operaciones que tienen que ver con la logística, la producción, los envíos, el inventario y la contabilidad.

Seguro que, tras haber leído el párrafo anterior, se te han venido a la cabeza una gran variedad de herramientas informáticas capaces de realizar estas tareas. De hecho, si posees o trabajas en una empresa que no posee un sistema de estas características, probablemente las uses a menudo. Entonces, ¿cuál es la diferencia entre estas y un ‘software’ ERP’? Sin duda, la principal es que, mientras el resto opera por separado y requiere tratar la información independientemente, con un ‘software’ de este tipo, puesto que forma un todo, puede hacerse de manera conjunta. Para ello, cuenta con una base de datos centralizada.

¿Qué ventajas ofrecen los ERP?

El catálogo de ventajas de los programas ERP son muchos y muy variados. En este sentido, podríamos clasificarlas del siguiente modo:

1. Alto grado de personalización. Los ‘softwares’ ERP se ajustan perfectamente a las características y necesidades de cada empresa. De hecho, son diseñados teniendo en cuenta las exigencias del negocio, por lo que no hay posibilidad de error en este sentido. De esta forma, se asegura que la compañía contará con soluciones a su medida.
2. Acceso centralizado a la información. Puesto que todos los programas forman un conjunto centralizado en torno a una base de datos, cualquier usuario puede acceder a la información que necesita aunque esta sea ajena a sus tareas. Por ejemplo, gracias a esta utilidad, un vendedor de una tienda de muebles, ante la consulta de un cliente, puede saber qué día llegará el camión con el producto que desea y que está agotado en ese momento.
3. Mejor seguimiento del producto. Estos programas brindan la oportunidad de efectuar un seguimiento preciso y exhaustivo del ciclo de vida de un producto, es decir, desde que se elabora en la fábrica hasta que es vendido y usado por el cliente.
4. Mayor eficiencia. Puesto que los trabajadores pueden contar con un programa centralizado que les permite acceder a la información que necesitan inmediatamente, logran aprovechar mejor su tiempo. Y es que, de este modo, no tienen que perderlo ejecutando otras aplicaciones o pidiéndosela a compañeros. Esto, con el paso del tiempo, se traduce en una mayor productividad y, consecuentemente, en un rápido retorno de la inversión.

Este conjunto de beneficios que ofrecen los programas ERP compensan el único contra apreciable que evidencian. Este no es otro que su relativamente elevado precio, a lo que hay que añadir el tiempo de formación necesario para que los trabajadores aprendan a usarlo convenientemente. Sin embargo, como dijimos antes, es una inversión muy rentable a medio y largo plazo gracias a la optimización de procesos que propicia.

¿Cuáles son los ERP más conocidos?

Hoy en día, muchas empresas se han volcado en la creación de ‘softwares’ ERP debido a la gran demanda existente en el mercado. Sin embargo, no todos son iguales ni ofrecen los mismos beneficios. En este sentido, el pionero a nivel mundial fue SAP, lo que ha sido de gran ayuda para que, en estos momentos, sea el líder en este aspecto. De hecho, se estima que, aproximadamente, el 24% de los sistemas ERP instalados en las empresas es de esta compañía.

En segundo lugar, con el 12% de usuarios y en continuo crecimiento, se encuentra Oracle. En concreto, su ERP se centra en la gestión de compras y ventas, en las finanzas, en la gestión de proyectos y en los recursos humanos. Sin duda, sus bases de datos centralizadas y sus aplicaciones empresariales hacen que su número de clientes no deje de crecer.

Sage e Infor comparten el tercer puesto en términos de cuota de mercado de programas ERP, aunque en los últimos tiempos ha surgido uno que puede disputarles entrar en el pódium. Hablamos, como no, de Microsoft Dynamics GP. La alta compatibilidad de los equipos con el más famoso desarrollador de sistemas operativos está propiciando que cada vez sean más los que apuesten por esta alternativa.

En definitiva, un ‘software’ ERP es lo que necesitan muchas empresas para optimizar sus procesos y lograr una mayor producción. Por ello, no es de extrañar que su implantación esté creciendo vertiginosamente.

Qué es un software CRM

Programas CRM

Si estás especializado en el universo del marketing o las ventas y te dedicas profesionalmente a ello, probablemente, en más de una ocasión habrás oído hablar de los ‘softwares’ CRM. De hecho, no sería de extrañar que, en algún momento, hayas pensado que necesitas uno. Sin embargo, ¿sabes exactamente qué son, para qué sirven y qué beneficios puedes conseguir de ellos? Si no lo tienes claro, sigue leyendo. Aquí vamos a resolver todas tus dudas.

¿Qué es un ‘software’ CRM?

CRM es un acrónimo formado a partir de las siglas de la expresión inglesa ‘Customer Relationship Management’, es decir, ‘Gestión de la Relación con los Clientes’. Seguramente, a partir de aquí, ya empieces a hacerte una idea aproximada acerca de hacia dónde van los tiros. Sin embargo, conviene ser precisos y decir que se trata de un ‘software’ que aúna una serie de herramientas que brindan a las empresas la oportunidad de registrar cada una de las interacciones que mantienen con sus clientes y consumidores.

Todas las herramientas de un ‘software’ CRM giran, fundamentalmente, en torno a una base de datos centralizada capaz de recoger la información más importante acerca de los clientes y efectuar un seguimiento de estos. En este sentido, las funciones básicas ofrecen la posibilidad de registrar los nombres, números de teléfono y correos electrónicos, mientras que las más avanzadas también permiten rastrear llamadas por teléfono, mensajes en redes sociales, correos electrónicos, etc. En definitiva, cualquier cosa que pueda ayudar a controlar de mejor manera las ventas y a potenciarlas en el futuro en base a los datos y opiniones de los usuarios y compradores.

A tenor de esta información, un programa CRM también puede entenderse como clave a la hora de implantar, en cualquier empresa, un sistema de administración que gire en torno a las relaciones que mantiene con sus clientes y que busque, en primer lugar, su satisfacción. Este es el motivo por el que, habitualmente, se liga este concepto al de marketing relacional.

¿Para qué sirve un ‘software’ CRM?

Las pequeñas empresas, en muchas ocasiones, tienden a efectuar el seguimiento de sus clientes a través de simples hojas de cálculo de Excel. De hecho, aunque parezca increíble, muchas compañías de gran tamaño siguen usando este sistema. Esto, en ambos casos, es un profundo error ya que perjudica gravemente el nivel de producción.

Piensa, en este sentido, que efectuar las tareas de rastreo y seguimiento que hemos comentado anteriormente conlleva una buena cantidad de tiempo. De hecho, es difícil realizarlas sobre más de 5 clientes manualmente usando una hoja de cálculo. Entonces, ¿qué hacer cuando son necesarias efectuarlas sobre 20, 100 o 500 compradores? Desde luego, contratar a 100 empleados no es una opción viable en la mayoría de los casos. Es aquí cuando los sistemas CRM son especialmente útiles.

Puesto que los ‘softwares’ CRM realizan automáticamente estas tareas de rastreo, el usuario puede olvidarse de hacerlo por él mismo y concentrarse, única y exclusivamente, en analizar e interpretar la información aportada y, por supuesto, en gestionar adecuadamente el resto de áreas de su negocio. En definitiva, optimizar al máximo su tiempo.

¿Cuáles son los sistemas CRM más conocidos?

Probablemente, en estos momentos, el sistema CRM más usado en el mundo sea Oracle PeopleSoft. Y es que este ‘software’ consigue, de forma muy sencilla, transformar una gran cantidad de datos complejos en información de utilidad e interés a la hora de diseñar estrategias de negocios en todo tipo de empresas. Sin duda, es especialmente útil en departamentos de marketing, ventas, soporte técnico y atención al cliente.

Por otro lado, resulta imposible no hacer mención, a estas alturas, a Microsoft Dynamics CRM, un sistema de gestión que está creciendo mucho en los últimos tiempos. Esto se debe, por un lado, al excelente grado de compatibilidad que ofrece y, por otro, al uso de programas CRM ya contrastados que, con el paso del tiempo, han acabado formando parte de su ‘suite’, como es el caso de Navision o Salomon.

Por su parte, ya solo nos queda hacer referencia a mySAP CRM, otra de las soluciones con mayor implementación en el entramado empresarial de todo el mundo. Sin duda, su principal virtud radica en el amplio abanico de herramientas del que dispone y de la gran cantidad de opciones que ofrece a lo hora de efectuar análisis de la información capturada. Además, puesto que se trata de una de las más veteranas, aquellos que apuestan por esta opción se encuentran ante una herramienta experimentada y perfeccionada hasta el extremo.

En definitiva, a la hora de gestionar las relaciones que las empresas mantienen con sus clientes y, a tenor de ellas, establecer estrategias de marketing eficaces, nada mejor que un sistema CRM. De hecho, el crecimiento en la implantación de este tipo de programas solo puede explicarse a partir de la utilidad que en ellos han encontrado infinidad de compañías.